Negativní zpětná vazba není něco, co by někdo buď rád poskytoval nebo přijímal. Rádi o sobě přemýšlíme, jako kdybychom neměli žádná slabá místa. Nicméně, ponaučení z našich chyb nám pomáhá zabránit jim v budoucnu a v důsledku nám pomáhá zlepšit naši výkonnost a nakonec se tak stát lepší v jakémkoli oboru v našich životech. Proto je schopnost poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu zásadní dovednost, kterou by manažeři měli vlastnit, pokud chtějí efektivně řídit své týmy. Ať už pracujete s jednou osobou nebo se stovkami, měli byste vědět, jak jim dát zpětnou vazbu, která jim pomůže růst.

Způsob, jakým sdělit své poselství, pokud chcete někomu poskytnout zpětnou vazbu určuje, zda to bude skutečně užitečné. Vyjadřování zpětné vazby v podobě, v jaké neurazí jinou osobu a snažíme, aby porozuměl našemu pohledu je způsob, jak to udělat. To se nazývá konstruktivní zpětná vazba.

Poskytování konstruktivní zpětné vazby je jedním z klíčových prvků efektivní komunikace mezi lidmi. Vaše poznámka o chování druhé osoby mu poskytuje vhled na to, jak může růst a zlepšovat se. Ačkoliv, není to snadné. Lidé jsou obvykle defenzivnější a odolnější proti dalšímu rozhovoru, začneme-li mluvit o jejich negativních strankách. Takovému postoji můžete předejít, pokud se Vám podaří sestavit svoji zprávu správně. Snadno se ale řekne, hůře dělá. Tento článek Vám poskytne několik univerzálních tipů, které zlepšují kvalitu Vaší zpětné vazby.

Mějte pozitivní postoj

Jak jsem uvedl na začátku, lidé nechtějí být vystaveni jakémukoli druhu negativity. Máme tendenci vyhýbat situacím, které způsobují stres a nutí nás cítit se nepříjemně či rozrušeně. To je náš přirozený obranný systém. Podle neurologa Kevina Ochsnera z Columbia University lidé, kteří dostávají zpětnou vazbu, ji aplikují pouze asi na 30% času. Hlavním důvodem je to, že lidem se nedaří poskytnout dalšímu člověku dostatek pohodlí, běhěm poskytování zpětné vazby. Pokud jste se vrhnuli na jinou osobu a snažíte se kritizovat její chování, nebude se jí chtít pokračovat v konverzaci a poslouchat Vaše komentáře. A to je opačný efekt, čeho chcete dosáhnout, když někomu poskytujete zpětnou vazbu. Chcete-li, aby zpětná vazba byla v konečném důsledku produktivní, měli byste mít kladný přístup k celé konverzaci. Udělejte jiného člověka spokojeného v dané situaci a namísto vyzdvihování jeho chyb mu ukažte oblasti, ve kterých se může zlepšit.

Buďte konkrétní

Dalším významným faktorem, který určuje, zda je zpětná vazba produktivní, nebo ne, je být přesný v tom, co chcete říct. Pokud je Vaše zpráva příliš nejednoznačná, nedosáhnete požadovaného výsledku. Nemluvte o obecných věcech, protože ty poskytnou jen  mlhavou představu o chování druhé osoby a rozhodně  nebudou užitečné ve zlepšování výkonu. Místo toho použijte konkrétní skutečnosti, následované konkrétními příklady. Přesná zpětná vazba uvede osobu do správného kontextu a na správnou cestu k rozvoji sama sebe. Kromě toho, je-li Váš názor je příliš obecný, riskujete osobní nesprávnou interpretaci zprávy.

Pomocte osobě ve zlepšování sebe sama

Poskytnete-li někomu zpětnou vazbu, přebíráte za tuto osobu částečnou zodpovědnost. Proto byste se měli ujistit, že poskytnete informace, které pomáhají druhým posunout se kupředu. Neptejte se na otázky, které nutí lidi se bránit, místo toho se snažte umístit je na cestu k nalezení způsob, jak se zlepšit. Povzbuďte osobu podíváním se na to, co dokázali a jaké jsou výsledky. Stimulujte jejich myšlení tím, že položíte jasné a přesné otázky, takže mohou objevit příležitosti k ponaučení se z chyb a nakonec růst. Použíjte zpětné vazby jako motivačního nástroje k povzbuzení ostatní k práci na jejich výkonu.

Ujistěte se, že je Vám rozumět

Máme přirozenou tendenci si myslet, že ostatní lidé mají stejný názor jako my. To je jeden z hlavních důvodů nedorozumění v komunikaci. My všichni máme různé filtry při pohledu na různé situace, takže byste neměli předem předpokládat, že je Vám rozumět. Během poskytování zpětné vazby poslouchejte jinou osobu pečlivě a pokuste se vžít do jejích bot. Na každém kroku rozhovoru se ujistěte, že sleduje Vaše podání a interpretuje jej správným způsobem. Ptejte se ujišťujícími otázkami, zda jste byli pochopeni zda osoba není uražena Vaší zprávou.

Ukažte svou podporu

Nikdo nechce zůstat opuštěn. Chceme mít pocit, že se můžeme spolehnout na jinou osobu, zvláště když se potýkáme s problémy. To je důvod, proč osoba, které poskytujete zpětnou vazbu, by měla mít pocit, že to děláte pro ni a že stojíte na stejné straně. Od Vás se očekává, že pomůžete druhé osobě, ne že se na ni vykašlete. Ujistěte se, že tato osoba ví, že za Vámi může kdykoli s nějakou otázkou, obavou nebo problémem. Použijte svůj názor jako příležitost ke zlepšení kvality Vašeho vztahu. Když jiná osoba skutečně cítí Vaši podporu a ochotu pomoci, výsledky Vaší zpětné vazby mohou být mnohem lepší.

Podpora však není totéž jako dělat něco pro jinou osobu. Zpětná vazba je nástroj, který můžete použít k pomoci někomu jinému zlepšovat se. Dáte mu pokyny a tipy a on by měl najít způsob, jak využít Vaši zpětnou vazbu. Nepodávejte hotová řešení.

Buďte okamžití

Náš mozek se nejlépe učí tím, že je chycen v akci. To je důvod, proč poskytování zpětné vazby o něčem, co se stalo před 6 měsíci nemusí být vždy nejúčinnější způsob, jak zlepšit chování nebo výkon někoho jiného. Naše dlouhodobá paměť není dobrá pro zaznamenávání všech detailů, takže člověk ani nemusí být schopen přivést zpět všechny důležité skutečnosti. Navíc, lidé se mění v čase. Vaše zpětná vazba již nemusí být platná, vrátíte-li se k osobě po delším čase. On nebo ona se již zlepšili v určité oblasti, takže pomoc nebude mít žádný smysl. Poskytování zpětné vazby na místě Vám pomůže vytěžit z toho co nejvíce.

Nemanipulujte

Mnoho lidí aplikuje různé přístupy a nástroje, když poskytují negativní zpětnou vazbu. Některé z nich jsou účinnější, zatímco ostatní nepřinášejí požadované výsledky. Můžete je samozřejmě vyzkoušet a zjistit, co pro Vás funguje nejlépe. Avšak největší výzva, které budete čelit, je řec pojmout takovým způsobem, která umožňuje jiné osobě slyšet a chápat Vaši zprávu, aniž by se stali defenzivními, rezistentními, nebo emocionálními. A v tomto případě mnoho přístupů selže, protože způsob, jak vyjádřit zpětnou vazbu nemusí být nutně správný.

Například takzvaná metoda „feedback sandwich“, ve které můžete pokrýt negativní zprávy dvěma pozitivními jednou vpředu a na konci rozhovoru, je často považována za manipulativní, neboť počáteční pozitivní a konečné prohlášení často nejsou autotentická, takže celková zpráva je respondentem podceňována nebo zlehčována.

Když někomu poskytnete zpětnou vazbu, měli byste se ujistit, že je skutečně jasné, co říkáte. Nesnažte se aplikovat žádné triky nebo manipulace na jinou osobu, protože může dojít k selhání ještě předtím, než se dostanete do bodu zprávy.

Nikdy nesuďte

Lidé nenávidí mají-li být souzeni a jedna z nejhorších věcí, kterou můžete udělat je, když někomu poskytnete kritickou zpětnou vazbu  o jeho chybách, chování nebo výkonu. Když někoho soudite, okamžitě se v rozhovoru posouváte do vyšší pozice než Váš partner tak, že se stane rezistentní na cokoliv mu chcete říct. Vy a příjemce jste si rovni a neměli byste ho o tom nechat pochybovat v jakémkoli okamžiku konverzace. Plné pochopení je to, co člověk potřebuje při získání zpětné vazby od někoho jiného, ne kritický tón.

Buďte objektivní

Samozřejmě, že být 100% objektivní  není možné, protože všichni na slova díváme z různých perspektiv. Nicméně, měli byste se snažit být co nejvíce objektivní, jak je to možné. Jak již bylo zmíněno dříve, nedělejte žádné předpoklady a nesuďte jinou osobu. Držte se faktů, ne svých osobních interpretací. Neuvažujte „co bych dělal v této situaci“ a neporovnávejte člověka dle sebe. Místo toho se snažte porozumět a berte v úvahu všechny skutečnosti a věci na pozadí. Jedině tímto způsobem budete mít větší obraz a budete schopni skutečně pomoci svoji zprávou jiné osobě.

Objektivní není možné, protože všichni na slova díváme z různých perspektiv. Nicméně, měli byste se snažit být co nejvíce objektivní, jak je to možné. Jak již bylo zmíněno dříve, nedělejte žádné předpoklady a nesuďte jinou osobu. Držte se faktů, ne svých osobních interpretací. Neuvažujte „co bych dělal v této situaci“ a neporovnávejte člověka dle sebe. Místo toho se snažte porozumět a berte v úvahu všechny skutečnosti a věci na pozadí. Jedině tímto způsobem budete mít větší obraz a budete schopni skutečně pomoci svoji zprávou jiné osobě.