Jak napsat pozvánku k vyplnění dotazníku, aby respondenta zaujala a neskončila v prachu mezi ostatními ignorovanými emaily? To se dozvíte v dnešním článku.

Myslím, že každý z Vás, co čtete tento text, obdrží denně minimálně několik desítek emailů (min. 20). Beru v potaz jak soukromou, tak firemní komunikaci. Kromě emailů od známých a spolupracovníků, dostáváte hromadu korespondence od různých firem, nebo institucí: newslettery, reklamy, slevové kupóny, apod. Osoby, jimž budete posílat pozvánku k vyplnění dotazníku, jsou ve stejné situaci. Bude to prostě jen další „zbytečný“ email v záplavě ostatních a existuje riziko, že ho budou ignorovat. Možná si ho všimnou, ale nepřečtou, nebo přečtou, ale neporozumí mu, nebo vědomě se výzkumu nezúčastní. Jak by tedy měla vypadat pozvánka, aby uživatele zaujala? To se dozvíme níže.

Pozvánka by měla být poutavá

Znamená to, že pozvánka by měla obsahovat něco, co bude uživatel považovat za důležité. Můžeme toho dosáhnout několika způsoby:

  1. můžeme se odvolat na jisté hodnoty, např. zdraví (respondenti kliknou 2x raději na pozvánku, ve které se objeví téma zdraví), nebo peníze (lidé se rádi baví o financích, obzvláště anonymně).
  2. můžeme zkusit zaujmout uživatele informací o tom, že díky účasti ve výzkumu se dozví něco nového o sobě, nebo o svém okolí. Může to připomínat např. některé populární facebookové kvízi ve stylu: „Zjistěte jakým typem zákazníka hypermarketu jste“.
  3. můžeme také zapůsobit na uživatelovi emoce, sdělením, že účast ve výzkumu může mít vliv na jeho život – např. zdůrazníme, že výzkum se týká kategorie produktů, které často kupuje, nebo tématu, který může mít vliv např. na investice v jeho městě.

Samozřejmě v praxi bývá těžké najít zajímavé téma. Ale dá se najít způsob jak více či méně uživatele zaujmout:

A. Ohodnoťte vybrané nabídky mobilních operátorů a řekněte, které nabídky tarifů jsou pro Vás nejlepší.

B. Podělte se s námi o názor na mobilní operátory a ohodnoťte jeho nové nápady a řešení. Mějte vliv na novou nabídku!

Shodneme se, že je v tom rozdíl 🙂

Pozvánka by měla představit cíl výzkumu a jeho realizátora

V pozvánce musíme informovat respondenta o tom, kdo jsme a z jakého důvodu se na něho obracíme. Je velmi důležité, odlišit se od ostatních forem internetového prodeje, nebo reklamy. Proto je nezbytné zahrnout do pozvánky název firmy, která výzkum realizuje, např. „nezávislé výzkumné centrum……“, dále informace o tom, co od respondenta čekáme, např.: „sbíráme názory rezidentů na téma silniční dopravy v městské části…..“, nebo chceme poznat Váš názor na nový produkt, který se chystáme uvést na trh“.

Pozvánka by měla být krátká a přehledná

Žijeme v obrázkovém světě a dlouhý text často potencionálního respondenta znechutí před pozorným čtením. Proto by měl být krátký a nepřesahovat více jak 2 – 3 odstavce. Text by měl být napsán jednoduše a stručně, měli bychom se vyvarovat používání oborových, technických, nebo naučných výrazů. Rovněž bychom se měli vyhnout zkratkám v názvech institucí a úřadů.

Pozvánka musí obsahovat informaci o délce dotazníku

Čím kratší dotazník, tím lépe. Respondenti kliknou ochotněji na dotazník zabírající 3 minuty času než na ten, který jim zabere 15 minut. Pozor však na to, abychom respondenta neuváděli v omyl tím, že mu budeme tvrdit, že vyplnění mu zabere 7 minut, když víme, že to bude 15 minut. Takto máme velkou pravděpodobnost, že respondenta „naštveme“ a on zavře dotazník před dokončením. Čas uvedený v pozvánce by měl být co nejvíce přibližný realitě. Je jasné, že to co zabere jednomu respondentovi 3 minuty času, může druhému zabrat dvojnásobek.

Informujme ho o anonymitě (důvěrnosti) výzkumu

Už v pozvánce je důležité zmínit, že výzkum je anonymní. Respondent nám nikde nezadává svoje jméno a přijmení. Ale pozor, stále více uživatelů si uvědomuje, že anonymita na internetu neexistuje. Přeci, když zná někdo moji emailovou adresu a ta obsahuje např. moje jméno, tak kde je ta anonymita? Taková situace často nastává výzkumů týkajících se spokojenosti zaměstnanců. Tady vznikají často obavy, jestli udělené odpovědi nebudou spojeny s konkrétními osobami. Proto doporučujeme psát místo o anonymitě, o důvěrnosti. O tom, že sebrané informace jsou důvěrné a budou použity v souhrnném reportu.

Informace o výhodách pro respondenta

V pozvánce se vyplatí informovat o tom, co respondent za svou účast získá. Pokud realizujeme dotazník v internetovém panelu, nejčastější odměnou jsou body. V takovém případě informujeme o počtu bodů, které může respondent za účast obdržet. Pokud rozdáváte jiný druh odměny, určitě o něm také poinformujte. Tady se vyplatí myslet na dvě věci: za prvé je lepší rozdat mnoho malých odměn, u nichž je veliká pravděpodobnost získání, než jednu velkou, i kdyby byla velmi drahá. Za druhé, velmi drahé odměny vzbuzují pochybnosti. Zprávy typu – vyhrajte iPhone, nebo iPad jsou spíše kontraproduktivní. Vzbuzují spíše více pochybností o reálnosti výzkumu, než že by zvýšili ochotu respondentů dotazník vyplnit. Zajímavým a hodnotným způsobem odměny je, podělit se s respondentem o výsledky výzkumu. Můžeme mu výměnou za účast např. nabídnout přeposlání některých informací z reportu. Lidé bývají opravdu zvědavý, co se děje s jejich odpověďmi a jak jsou využity.

Využití stávajících vztahů

Dobrým nápadem, aspoň u vybraných typů projektů, je odvolání se na vazbu mezi respondentem a předmětem výzkumu. Velmi rády to využívají např. média, která prosí o zpětnou vazbu na jejich témata a pořady a díky tomu mohou lépe přizpůsobit obsah divákům, nebo čtenářům. Uživatelé, kteří (zadarmo) sledují nějaký TV kanál, nebo čtou články na nějakém internetovém portálu, se často cítí zavázáni k účasti v takovém výzkumu. Podobný mechanismus funguje i u e-shopů, které zvou k výzkumu typu: „Ohodnoťte Váš nákup v našem obchodě“. Pokud jsme v této pozici ve vztahu k našim respondentům, měli bychom naše vztahy využít k pozváni do výzkumu.

Když to shrneme, tak při rozesílání pozvánek k výzkumu pamatujme na:

  • poutavost! Napište to tak, abyste sami cítili chuť se zúčastnit
  • délka textu, srozumitelně a stručně zformulovaný
  • představte cíl výzkumu a realizátora
  • informujte o délce vyplnění
  • napište o anonymitě, nebo důvěrnosti dotazníku
  • představte výhody, které respondent účastí získá

S využitím těchto několika málo bodů se Vaše šance na vyplnění zvýší. Hodně štěstí.